ARTI PENTINGNYA ORGANISASI dan METODE

ARTI PENTINGNYA ORGANISASI DAN METODE

PENGERTIAN ORGANISASI DAN METODE

            Sebelum menguraikan pengertian organisasi dan metode sacara lengkap, terlebih dahulu akan ditinjau secara sekilas arti dari kata organisasi dan metode :

Istilah organisasi dapat diartikan sebagai :

Wadah   : Sekelompok manusia untuk saling bekerja sama

Proses    : Pengelompokan manusia dalam suatu kerja sama yang efisien

Organisasi berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat. Pengertian organisasi telah banyak disampaikan para ahli, tetapi pada dasarnya tidak ada perbedaan prinsip, dan sebagai bahan perbandingan akan disampaikan beberapa pendapat sebagai berikut :

1.      Chester I. Barnard (1938) dalam bukunya “The Executive Function” : Organisasi adalah sistem kerjasama antara dua orang atau lebih.

2.      James D. Money : Organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan bersama.

3.      Dimock : Organisasi adalah perpaduan secara sistematis daripada bagian-bagian yang saling ketergantungan/berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Dari beberapa pengertian organisasi diatas, dapat disimpulkan bahwa setiap organisasi harus memiliki tiga unsur dasar, yaitu :

1.      Orang-orang (sekumpulan orang)

2.      Kerjasama

3.      Tujuan yang ingin dicapai

Dengan demikian organisasi merupakan sarana untuk melakukan kerjasama antara orang-orang dalam rangka mencapai tujuan bersama dengan mendayagunakan sumber daya yang dimiliki.

Sedangkan istilah metode tersebut berarti suatu tata kerja yang dapat mencapai tujuan secara efisien.

Pengertian organisasi dan metode sacara lengkap adalah : Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses menajemen terutama dengan memperhatikan fungsi dan dinamika organisasi atau birokrasi dalam rangka mencapai tujuan yang sah ditetapkan.

Dari pengertian tersebut terkandung beberapa maksud yaitu :

v     Organisasi dan metode merupakan kunci atau syarat pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya.

v     Organisasi dan metode penting bagi kegiatan manajemen.

v     Organisasi dan metode dapat memanfaatkan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.

v     Organisasi dan metode berguna dalam meningkatkan efisiensi kerja untuk mencapai tujuan.

Dari uraian di atas terlihat jelas betapa eratnya hubungan antara manajemen, organisasi dan metode, bahkan sepertinya dapat dikatakan bahwa organisasi dan metode merupakan salah satu bidang pengkhususan dari manajemen.

   

MANAJEMEN DAN ORGANISASI

            Manajemen pada hakekatnya merupakan proses kegiatan seorang pimpinan (manager) yang harus dilakukan dengan mempergunakan cara-cara pemikiran yang rasional maupun praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui kerja sama dengan orang lain sebagai sumber tenaga kerja tanpa mengabaikan sumber-sumber yang lain dan waktu yang tersedia dengan cara yang setepat-tepatnya.

Kegiatan manajemen mencakup 4 hal antara lain :

1.      Planning (perencanaan)

v     Merupakan proses kegiatan pemikiran, dugaan dan penentuan prioritas-prioritas yang harus dilakukan secara rasional sebelum melaksanakan tindakan yang sebenarnya.

v     Merupakan kegiatan non fisik (kejiwaan) sebelum melaksanakan kegiatan fisik.

v     Sangat diperlukan dalam rangka mengarahkan tujuan dan sasaran organisasi serta tujuan suatu program pembangunan.

2.      Organizing (pengorganisasian)

v     Merupakan proses penyusunan pembagian kerja ke dalam unit-unit kerja dan fungsi-fungsinya serta penempatan mengenai orang yang menduduki fungsi-fungsi tersebut secara tepat.

v     Dilakukan demi perencanaan, pelaksanaan dan pembagian kerja yang tepat.

v     Harus diperhatikan dalam penempatan orang (staffing) dilakukan secara objektif.

3.      Motivating (pendorongan)

v     Merupakan proses kegiatan yang harus dilakukan untuk membina dan mendorong semangat dan kerelaan kerja para pegawai.

v     Mencakup segi-segi perangsang baik yang bersifat rohaniah seperti kenaikan pangkat, pendidikan dan pengembangan karier, pemberian cuti dan sebagainya maupun yang bersifat jasmaniah seperti sistem upah yang menggairahkan, pemberian tunjangan, penyediaan fasilitas yang lengkap dan sebagainya.

4.      Controlling (pengendalian)

v     Merupakan rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan, penyempurnaan dan penilaian sehingga dapat mencapai tujuan seperti yang direncanakan.

v     Sangat penting untuk mengetahui sampai di mana pekerjaan sudah dilaksanakan.

v     Dapat dilakukan evaluasi, penentuan tindakan korektif ataupun tindak lanjut, sehingga pengembangan dapat ditingkatkan pelaksanaannya.

Keempat kegiatan manajemen tersebut tidak dapat terlaksana tanpa adanya sumber-sumber ataupun sarana yang harus didayagunakan secara tepat. Sumber-sumber yang dimaksud disebut 6 M (The six M’s in management istilah George R. Terry) yaitu :

1.      Manusia atau tenaga kerja (manpower)

2.      Uang atau dana (money)

3.      Bahan-bahan atau material (materials)

4.      Mesin dan peralatan (machines and equipment)

5.      Tata kerja (methods)

6.      Pasar (market)

Dari uraian di atas dapat dirumuskan bahwa manajemen adalah proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerjasama antar manusia. Rumusan tersebut mengandung pengertian adanya hubungan timbal balik antara kegiatan dan kerjasama di satu pihak dengan tujuan di pihak lain.

Untuk dapat mencapai tujuan tersebut maka perlu dibentuk suatu organisasi yang pada pokoknya secara fungsional dapat diartikan sebagai sekelompok manusia yang dipersatukan dalam suatu kerjasama yang efisien untuk mencapai tujuan. Sehingga dapat dikatakan bahwa fungsi organisasi adalah  sebagai alat dari manajemen untuk mencapai tujuan. Jadi dalam rangka manajemen maka harus ada organisasi, demikian eratnya dan kekalnya (consistency) hubungan antara manajemen dan organisasi.

MANAJEMEN DAN TATA KERJA

            Tata kerja atau metode adalah satu cara bagaimana (how) agar sumber-sumber dan waktu yang tersedia dan amat diperlukan dapat dimanfaatkan dengan tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilaksanakan dengan tepat pula.

            Dengan tata kerja yang tepat mengandung arti bahwa proses kegiatan pencapaian tujuan sudah dilakukan secara ilmiah dan praktis, di samping itu pemakaian tata kerja yang tepat pada pokoknya ditujukan untuk :  

1.      Menghindari terjadinya pemborosan di dalam pendayagunaan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.

2.      Menghindari kemacetan-kemacetan dan kesimpangsiuran dalam proses pencapaian tujuan.

3.      Menjamin adanya pembagian kerja, waktu dan koordinasi yang tepat.

Jadi hubungan antara manajemen dan tata kerja dapat dilukiskan seperti di bawah ini :

Manajemen    : Menjelaskan perlunya ada proses kegiatan dan pendayagunaan sumber-sumber serta waktu sebagai faktor-faktor yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan demi tercapainya tujuan.

Tata Kerja      : Menjelaskan bagaimana proses kegiatan itu harus dilaksanakan sesuai dengan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.  

MANAJEMEN, ORGANISASI DAN TATA KERJA

Eratnya hubungan atau hubungan timbal balik antara ketiga hal tersebut adalah sebagai berikut :

1.      Manajemen    : Proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerja sama antar manusia.

2.      Organisasi    : Alat bagi pencapaian tujuan tersebut dan alat bagi pengelompokan kerja sama.

3.      Tata Kerja   : Pola cara-cara bagaimana kegiatan dan kerja sama tersebut harus dilaksanakan sehingga tujuan tercapai secara efisien.

Dari konsep tersebut, jelaslah bahwa baik manajemen, organisasi maupun tata kerja ketiganya diarahkan kepada tercapainya tujuan.

Referensi :

Widyatmini, Seri Diktat Kuliah “Pengantar Organisasi dan Metode” GUNADARMA.