TUGAS
PENULISAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1
PENGENALAN
PADA MANAJEMEN INFORMASI
Disusun oleh
:
SYARIF
HIDAYAT
NPM :
36110785
2DB10
Dosen : LELI
SAFITRI
JURUSAN
MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS
TEKNOLOGI INFORMASI
2011
DAFTAR ISI
Daftar Isi………………………………………………………………………………………………………...
ii
Kata pengantar……………………………………………………………………………………………….
iv
BAB I. PENDAHULUAN
1.1.
Latar belakang
masalah.........................................................................
1
1.2.
Perumusan masalah…………………………………………………………….. 2
1.3.
Tujuan penulisan………………………………………………………………… 3
1.4.
Metode penulisan…………………………………………………..……………..
3
BAB II. PEMBAHASAN
2.1. Pentingnya
manajemen informasi dalam perusahaan……………… 4
2.1.1.
Meningkatnya kekompleksan tugas
manajemen…………………… 4
2.1.1.1. Pengaruh
ekonomi internasional…………………………………………….. 4
2.1.1.2. Meningkatnya
kekompleksan teknologi…………………………………… 4
2.1.1.3. Penyusutan
kerangka waktu……………………………………………………. 4
2.1.1.4. Tekanan
pesaing…………………………………………………………………..… 5
2.1.1.5. Tekanan
sosial……………………………………………………………………….. 5
2.1.2. Keberadaan alat untuk memecahkan
persoalan…………………… 5
2.2. Peranan
manajer dalam pengelolaan manajemen informasi……
5
2.2.1. Keterampilan manajemen………………………………………………………..
6
2.2.1.1. Komunikasi…………………………………………………………………………….
6
2.2.1.2. Pemecahan
masalah……………………………………………………………..... 6
2.2.1.3. Pemahaman
komputer…………………………………………………………. 6
2.2.1.4. Pemahaman
informasi…………………………………………………………… 7
2.2.2. Manajer dan sistem
perusahaan…………………………………………… 7
2.2.2.1. Arti
sistem……………………………………………………………………………… 7
2.2.2.2. Elemen
sistem………………………………………………………………………… 8
2.2.2.3. Arti
subsistem………………………………………………………………………… 8
2.2.2.4. Arti
supersistem………………………………………………………………….....
9
2.2.2.5. Sistem
bisnis……………………………………………………………………….….. 9
2.2.2.6. Sistem
fisik dan sistem konsep………………………………………………..
9
2.3. Data
dan Informasi………………………………………………………………… 10
2.4. Komputer
sebagai elemen dalam sistem informasi…………………
10
2.4.1. Evolusi dalam ukuran…………………………………………………………….
10
2.4.2. Komponen komputer dasar…………………………………………………… 11
2.5. Evolusi sistem informasi berbasis komputer……………………………….
12
2.5.1. Fokus
data…………….……………………………………………………………… 12
2.5.2. Fokus
informasi……………………………………………………………………… 12
2.5.3. Fokus
pada pendukung keputusan……………………………………………
13
2.5.4. Fokus pada
komunikasi…………………………………………………………... 14
2.5.5. Fokus konsultasi…………………………………………………………………… 14
2.6. Upaya pencapaian sistem informasi
berbasis komputer……………… 15
BAB III. PENUTUP
3.1. Kesimpulan…………………………………………………………………………………
16
3.2. Saran…………………………………………………………………………………….. 16
DAFTAR
PUSTAKA……………………………………………………………………………………………..17
KATA
PENGANTAR
Puji syukur
penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah menyampaikan rahmat serta
karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas penulisan tentang Pengenalan pada Manajemen Informasi
ini dengan baik.
Penulisan ini
adalah salah satu persyaratan dalam penambahan nilai untuk mata kuliah Sistem
Informasi Manajemen 1 jurusan manajemen informatika Universitas Gunadarma.
Melalui penulisan
ini pula, dengan segala kerendahan hati penulis ingin menyampaikan rasa terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada :
- Ibu Leli Safitri selaku Dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen 1 yang telah berkenan menerima penulis dan memberikan bimbingan serta pengarahan sehingga terwujudnya penulisan ini.
- Rekan-rekan 2DB10 yang secara langsung maupun tidak langsung telah membantu dalam menyelesaikan penulisan ini.
Semoga Allah SWT membalas budi baik kepada
semua pihak yang telah memberi bantuan baik moril maupun materil kepada penulis
dalam menyelesaikan penulisan ini.
Penulis menyadari bahwa penulisan ini masih
terdapat kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu, penulis akan bersenang hati
menerima segala saran dan kritik dari para pembaca demi kebaikan dan
kesempurnaan tugas penulisan ini.
Depok,
27 September 2011
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang masalah
Para manajer selalu menggunakan
informasi dalam menjalankan tugasnya, maka pokok bahasan informasi manajemen
bukanlah merupakan hal yang baru. Yang baru adalah cara mendapatkan informasi yang
lebih baik pada saat itu. Inovasi yang membuat hal ini menjadi kenyataan adalah
komputer elektronik.
Komputer, relative merupakan
peralatan baru, karena ia baru dikenal sejak sekitar tiga puluh lima tahun yang
lalu. Pertama kali ia diterapkan dalam pengerjaan tugas bidang bisnis, terutama
dalam peralatan akuntansi, namun akhir-akhir ini, ia dikenal sebagai alat
penghasil informasi manajemen. Istilah Management Information System (MIS)
(Sistem Informasi Manajemen) diciptakan untuk menjelaskan area aplikasi baru
komputer ini. Pada mulanya, istilah tersebut menjelaskan semua sistem yang
menghasilkan informasi bagi para manajer. Sekarang, MIS tidak lain adalah salah
satu dari empat sistem yang berorientasi pada informasi. Sedangkan ketiga
sistem yang berorientasi pada informasi lainnya adalah Sistem Penunjang
Keputusan atau Decision Support System (DSS), Otomasi Perkantoran atau Office
Automation (OA), dan Sistem Pakar atau Expert System. Keempatnya, ditambah
dengan data processing system merupakan sistem informasi berbasis computer atau
Computer Based Information System (CBIS).
Semakin hari semakin banyak
perusahaan yang menggunakan komputer untuk menghasilkan informasi. Komputer
bahkan yang kecil dan yang paling murah, mempunyai kemampuan untuk menghasilkan
informasi yang padat, tepat waktu dan akurat. Sistem yang menghasilkan
informasi ini dirancang oleh para professional bidang komputer yang bekerja
secara dekat dengan orang-orang yang akan menggunakan informasi, yaitu para
pemakai. Dalam beberapa hal, pemakai merancang sistem itu sendiri, sebuah
fenomena yang disebut end-user computing (Komputerisasi Pemakai Akhir).
Kontrol yang dilakukan oleh
perusahaan terhadap CBIS-nya sendiri disebut manajemen informasi atau
Information Management. Istilah ini menyatakan bahwa informasi adalah sumber
dan oleh karenanya ia dapat dikelola.
1.2. Perumusan masalah
Informasi
sebagai salah satu sumber dasar yang ada bagi manajer, yaitu sumber yang hanya
mempunyai nilai sebagaimana halnya makhluk, materi atau moneter. Informasi
secara khusus mempunyai nilai karena ia
akan memberikan sumber yang nyata lainnya. Pemberian ini akan menjadi lebih
berperan bila perusahaan bertambah besar.
Manajer pada stand kecil di lobi
hotel dapat mengelola dengan cara mengamati unsur yang terlihat, yaitu penjual,
petugas cash register, ruangan, dan pelanggan. Bila skalanya naik ke suatu
perusahaan yang mempunyai ratusan atau ribuan karyawan, dengan operasi yang
tersebar luas, maka manajer akan kurang dapat mengamati operasi fisik yang ada
dan ia akan mengandalkan pada informasi yang memberikan gambaran operasinya. Ia
menggunakan berbagai tampilan laporan dan informasi untuk mengetahui keberadaan
perusahaan.
CARA PENGELOLAAN SUMBER
Jika informasi dianggap sebagai
sumber, maka seperti halnya sumber yang lain, informasi dapat dikelola. Sumber
lain (manusia, uang, materi dan mesin) diperoleh dan dipasangkan untuk
digunakan bila diperlukan. Seringkali, proses pemasangan atau penggabungan
mengakibatkan perubahan mengakibatkan perubahan bahan mentah menjadi bentuk
jadi atau siap pakai, seperti training bagi para karyawan atau penyusunan
seperangkat mesin kursus. Bila sumber ini telah disusun, maka manajer harus
dapat memaksimalkan penggunaannya. Manajer berusaha untuk meminimalkan jumlah
waktu waktu yang tidak berguna dan harus menjaga fungsinya supaya dapat
mencapai efisiensi yang maksimal. Akhirnya, manajer harus mengganti sumber
tersebut pada waktu yang tepat, yaitu sebelum terjadinya ketidakefisiensian dan
mengurangnya fungsi yang dibutuhkan untuk kontribusi perusahaan.
MANAJEMEN INFORMASI
Manajemen informasi sebagai suatu
sumber mempunyai pola yang sama. Manajer bertanggung jawab untuk mengumpulkan
data mentah dan memprosesnya menjadi informasi yang dapat digunakan. Ia harus
memastikan bahwa orang yang ada dalam perusahaan akan dapat menerima informasi
dengan bentuk yang tepat, pada saat yang tepat pula, sehingga informasi
tersebut dapat digunakan untuk mendukung proses manajemen. Yang terakhir,
manajer harus membuang informasi yang kuno, tidak lengkap, dan salah, dan
menggantinya dengan informasi yang dapat digunakan. Semua aktifitas ini disebut
manajemen informasi atau Information Management.
1.3. Tujuan Penulisan
- · Memahami mengapa banyak orang berminat untuk menggunakan komputer untuk pendukung manajemen.
- · Mengetahui cara memilih manajer dan keterampilan dasar apa yang harus dimilikinya.
- · Mengetahui arti sistem, subsistem, dan supersistem dan mengetahui bagaimana mereka berhubungan dengan organisasi bisnis.
- · Mengetahui perbedaan antara data dan informasi.
- · Memahami pentingnya sebuah perusahaan untuk menentukan kebijaksanaan resmi mengenai manajemen sumber informasi.
1.4. Metode Penulisan
Dalam
mengumpulkan data pada keterangan-keterangan yang diperlukan untuk menyusun
penulisan ini, penulis telah melakukan kegiatan Studi Pustaka : Yaitu pencarian
data dan pengumpulan data dengan mempelajari dari internet dan membaca buku
serta bacaan yang berkaitan dengan
masalah yang akan dibahas.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. PENTINGNYA MANAJEMEN
INFORMASI DALAM PERUSAHAAN
Minat terhadap manajemen informasi
telah meningkat sejak tahun-tahun terakhir ini, yaitu tidak hanya dalam dunia
bisnis, namun juga di semua bidang dimana sumber dikelola. Dua alasan utama
mengenai hal ini adalah: karena meningkatnya kekompleksan tugas manajemen dan
keinginan untuk menggunakan peralatan pemecahan masalah yang lebih baik.
2.1.1. Meningkatnya kekompleksan tugas manajemen
Manajemen selalu merupakan tugas
yang sulit, bahkan sekarang ini ia lebih sulit dibandingkan sebelumnya. Semua
perusahaan yang termasuk dalam ekonomi internasional, teknologi bisnisnya akan
menjadi lebih kompleks, kerangka watu untuk menetapkan keputusan juga makin
rumit, dan terdapat pula tekanan baik dari pesaing dan masyarakat.
2.1.1.1.Pengaruh ekonomi
internasional
Perusahaan dengan berbagai ukuran,
sekarang ini menjadi subjek bagi pengaruh ekonomi yang datang dari mana saja di
seluruh dunia ini. Hal ini dapat dilihat dalam pengaruh pada nilai dollar US
dalam perbandingannya dengan nilai mata uang asing yang mempunyai keseimbangan
impor dan ekspor.
2.1.1.2.Meningkatnya
kekompleksan teknologi
Kita dapat melihat contoh teknologi
dalam bisnis setiap hari, yaitu bar code scanner yang ada pada supermarket,
sistem reservasi pelabuhan udara yang menggunakan komputer, mesin teller
otomatis, dan closed-circuit television dalam garasi parker. Terdapat banyak
pula teknologi di balik layar yang tidak dapat kita lihat, misalnya robot yang
digunakan dalam pabrik dan penyimpanan data pembelian otomatis, serta peralatan
pendukung. Perusahaan menginvestasikan teknologi ini agar dapat bekerja
maksimal dengan pengeluaran yang sedikit. Ia juga mengantisipasi tingkat
pelayanan yang baik dengan karyawan yang sedikit. Statistik menunjukkan bahwa
keinginan ini telah terpenuhi.
2.1.1.3.Penyusutan
kerangka waktu
Manajer harus bertindak secara cepat
untuk merespon tekanan dari pelanggan, pesaing, dan pengendali stok. Setiap
jengkal operasi bisnis bergerak dengan cepat sekarang ini daripada yang terjadi
sebelumnya. Perwakilan penjualan (sales representative) melingkup ke seluruh
wilayahnya dengan menggunakan jet, pesanan penjualan ditransmisikan ke kantor
pusat melalui satelit, dan pengiriman pesanan disampaikan pada hari itu juga.
2.1.1.4.Tekanan pesaing
Keinginan untuk beroperasi dengan
cara yang paling efisien telah diperkuat dengan meningkatnya persaingan untuk
mendapatkan dollar dari para pelanggan. Tekanan bukan saja berasal dari
perusahaan domestik, namun juga oleh perusahaan di luar negeri. Pemerintah
Amerika Serikat telah mengatur untuk membebankan tarif masuk untuk barang impor
dari Negara tertentu (seperti sepeda motor dari jepang) dalam usahanya
melindungi perusahaan dalam negeri yang mempunyai pasar yang sama dalam produk
tersebut.
2.1.1.5.Tekanan sosial
Tidak semua tekanan yang bersifat
lingkungan merupakan cirri dari produksi, namun secara ironis, non-produksi pun
mengakibatkan tekanan yang bersifat lingkungan. Hal ini benar dalam kasus
adanya ketidaksenangan dari masyarakat yang tidak menginginkan adanya produk
atau jasa tertentu. Keputusan harus didasarkan pada faktor ekonomi, demikian
pula harus mempertimbangkan biaya sosial dan pembayaran gaji. Perencanaan
perluasan, produk baru tempat penjualan baru, dan tindakan lain yang mempengaruhi
masyarakat local dan internasional harus dipertimbangkan agar tidak berdampak
buruk pada jangka waktu yang pendek maupun jangka panjang.
2.1.2. Keberadaan alat untuk memecahkan persoalan
Sementara tugas manajer menjadi
lebih kompleks, ada usaha untuk meningkatkan efektifitas dalam pemecahan
masalah. Kesemuanya ini terpusat pada teknik kwantitatif dan peralatan
elektronik, seperti computer. Selama tahun 1950-an, metematika tingkat lanjut
digunakan untuk memecahkan masalah bisnis, biasanya dalam bidang manufaktur.
Usaha awal ini disebut Operation Research (OR). Selama tahun 1960-an, istilah
management science dikenal sebagai metode kwantitatif yang diterapkan dalam
skala luas, misalnya dalam bidang keuangan dan marketing. Bertambahnya
popularitas komputer pada akhir tahun 1960-an dan 1970-an menyebabkan adanya
usaha untuk memanfaatkan peralatan elektronik ini untuk penghitungan
matematika. Sekarang, manajer dapat mengakses komputer sentral dari terminal
seperti mesin ketik. Di beberapa perusahaan, para manajer mempunyai
mikrokomputer sendiri atau micros. Biasanya, micros ini di sambungkan ke
komputer sentral untuk membentuk jaringan pemecahan masalah yang terpadu.
2.2. PERANAN MANAJER DALAM PENGELOLAAN
MANAJEMEN INFORMASI
Manajer adalah seseorang yang
bertanggung jawab untuk mengarahkan penggunaan segala jenis sumber. Sumber
tersebut dapat berupa uang, peralatan, uang, bahkan informasi. Definisi luas
semacam itu mencangkup orang yang biasanya tidak dianggap sebagai manajer,
yaitu pastor, pimpinan band, senator, dan 83 pelatih tim atletik.
2.2.1. Keterampilan manajemen
Ada banyak keterampilan yang bias
disebutkan yang harus dipunyai oleh seorang manajer yang berhasil, namun dua
diantaranya yang dianggap paling dasar adalah komunikasi dan pemecahan masalah.
Manajer pada semua tingkatan dan dalam semua area fungsional akan berkomunikasi
dengan orang yang memberikan laporan kepadanya, dengan manajer lain, dan dengan
orang di luar organisasi. Manajer tersebut juga harus memecahkan masalah dengan
membuat perubahan terhadap operasi perusahaan, sehingga dapat menyesuaikan
dengan lingkungannya yang telah berubah. Komputer dapat digunakan oleh para
manajer untuk meningkatkan keterampilannya baik dalam berkomunikasi dan
memecahkan masalah.
2.2.1.1.Komunikasi
Manajer menerima dan mentransmisikan
informasi dalam bentuk lisan maupun tertulis. Komunikasi lisan atau oral
communication terjadi dalam pertemuan terjadwal maupun tidak terjadwal yang
terjadi sewaktu melakukan pemeriksaan dan selama percakapan dalam telepon.
Kejadian komunikasi lisan ini dapat pula melibatkan makanan dan aktifitas
sosial. Komunikasi tertulis atau written communication mencakup laporan, memo,
surat, dan majalah. Semua media harus ada bagi manajer, dan semuanya digunakan
untuk beberapa tingkatan. Namun demikian, tiap manajer harus mempunyai
preferensi atau pilihan sendiri. Seorang manajer bisa memilih percakapan
malalui telepon dan melalui laporan komputer, dan manajer lain mungkin akan
menggunakan cara yang berbeda. Seorang manajer harus menggabungkan media
komunikasi untuk menyesuaikan model manajemennya.
2.2.1.2.Pemecahan
masalah
Istilah pemecahan masalah atau
problem solving mempunyai arti bahwa sesuatu yang tidak beres terjadi atau akan
terjadi pada organisasi. Manajer bertindak untuk meminimalkan pengaruh yang
akan merugikan itu atau memastikan bahwa masalah yang sama tidak akan terjadi
lagi. Istilah tersebut juga mencakup sikap manajerial yang dimaksudkan pada
kapitalisasi kesempatan atau opportunity. Manajer tidak boleh mengurangi perhatiannya
kepada sesuatu yang berjalan tidak benar. Ia harus berusaha untuk memaksimalkan
manfaat dari sesuatu yang telah bekerja secara benar.
Manajer akan membuat keputusan
selama proses pemecahan masalah. Pengambilan keputusan atau Decision making adalah
tindakan pemilihan alternatif tindakan. Biasanya, diperlukan untuk membuat
beberapa keputusan untuk menyelesaikan satu masalah.
2.2.1.3.Pemahaman
komputer
Komputer adalah peralatan yang dapat
mendukung komunikasi maupun pengambilan keputusan. Manajer dapat memperoleh
hasil yang terbaik dari komputer bila alat ini dapat ia pahami. Istilah
pemahaman komputer atau computer literacy diciptakan untuk menampilkan
pengetahuan mengenai komputer yang diperlukan untuk melakukan fungsi pada masa
kini.
Kebanyakan orang yang terlibat dalam
lingkup manajemen sekarang ini, sebelumnya telah mempelajari komputer. Manajer
yang demikian ini akan dapat bekerja dengan staf bagian komputer dalam suatu
perusahaan untuk secara bersama-sama mengembangkan pemecahan persoalan yang
berdasarkan komputer. Pada berbagai instansi, manajernya dapat bekerja sendiri.
Tidak semua perusahaan mempunyai
staf manajemen yang mempunyai pengetahuan tentang komputer, tapi banyak juga
yang mempunyainya. Nampaknya, ukuran besar kecilnya perusahaan bukanlah
merupakan faktor yang menentukan. Beberapa perusahaan kecil dengan kepemimpinan
yang progresif telah menggunakan komputer dengan sangat efektif.
2.2.1.4.Pemahaman
informasi
Selain mempunyai pemahaman terhadap
komputer, manajer modern harus pula memahami cara menggunakan informasi dalam
manajemen. Pengetahuan ini di istilahkan dengan pemahaman informasi atau
information literacy dan membangun pada pemahaman komputer. Pemahaman informasi
meliputi pemahaman kelebihan dan kelemahan metode yang menggunakan komputer dan
yang tidak menggunakannya pada waktu metode ini diterapkan terhadap masalah
bisnis. Ia juga mencakup pemahaman cara penggunaan informasi pada tiap langkah
dalam proses pemecahan masalah.
Seseorang dapat mencapai pemahaman
komputer dengan mengikuti kuliah pengenalan komputer. Pemahaman dasar ini dapat
dikembangkan dengan kursus tambahan atau dengan pengalaman.
2.2.2. Manajer dan sistem perusahaan
Orientasi sistem atau system
orientation sering diasosiasikan dengan manajemen modern. Dalam melakukan
orientasi semacam itu, manajer harus melihat perusahaannya sebagai sebuah
keterpaduan unit fungsional yang bekerja untuk mencapai tujuan bersama. Unit
dipadukan oleh masuknya sumber, seperti materi dan informasi, dan keberadaan
tiap unit tergantung pada unit yang lain.
Untuk melengkapi orientasi sistem
ini, manajer harus mengetahui kepentingan lingkungan perusahaan. Perusahaan
tidak hanya melihat pada lingkungan yang memberikan sumber kehidupannya, namun
ia juga harus memberikan konstribusi ke lingkungan tersebut.
Dengan menganggap operasi bisnis
sebagai sistem yang terpadu dengan seting lingkungan yang lebih luas, berarti
ini merupakan cara pemikiran yang abstrak. Namun, hal ini akan berguna bagi
manajer. Ia akan mencegah manajer tersesat dalam detail pekerjaannya dan ia
menekankan adanya kepastian bahwa semua bagian organisasi telah bekerja secara
bersama-sama.
2.2.2.1 Arti Sistem
Ketika kata sistem digunakan dalam
hubungannya dengan operasi bisnis, maka ia mengacu pada kelompok elemen yang
dipadukan untuk tujuan bersama dalam mencapai beberapa tujuan.
Kelompok elemen (Group of Elements).
Sebuah sistem harus mempunyai dari satu elemen. Batu cadas, misalnya, bukanlah
merupakan sebuah sistem. Namun demikian, ia bisa menjadi bagian dari sebuah
sistem, seperti tembok.
Elemen terpadu (Integrated
Elements). Semua elemen dari suatu sistem harus mempunyai beberapa hubungan
yang logis. Sistem mekanik dapat dengan mudah memenuhi persyartan ini. Sebagai
contoh, jam, mobil, sepeda, dan VCR dirancang untuk melakukan kerja tertentu,
dan semua bagian berfungsi sebagai sistem tunggal.
Banyak orang berpendapat bahwa
elemen dari suatu sistem harus berfungsi secara singkron yang sempurna.
Walaupun hal ini dikehendaki, namun tidak penting. Jam tangan yang tidak
menunjukan waktu dengan tepat masih disebut sistem, walaupun ia merupakan
sistem yang jelek.
Maksud bersama untuk mencapai tujuan
(Common purpose to achievean objectives). Sebuah sistem dirancang untuk
mencapai satu tujuan atau lebih. Semua elemen bekerja untuk mencapai tujuan
sistem, dan bukan untuk tujuan sistem, dan bukan untuk tujuan masing-masing
elemen tersebut. Sistem mekanik dirancang untuk mencapai operasi terkoordinasi
semacam itu. Sistem yang terdiri dari manusia, seperti pekerja dalam suatu
kantor, mempunyai koordinasi yang kurang terbangun. Manajer dari sistem manusia
semacam itu harus selalu memotivasi elemen manusia tersebut agar dapat
terkoordinasi, sehingga tujuan sistem dapat tercapai.
2.2.2.2.Elemen Sistem
Elemen dari suatu sistem bersifat
terpadu. Dalam pandangan ini, sistem mentransformasikan input menjadi output.
Mekanisme kontrol memonitor sistem dan mengatur operasinya, sehingga proses
transformasi dapat berjalan dengan baik.
Bila pengaturan elemen ini digunakan
untuk menjelaskan sistem pemanasan , misalnya, maka input bahan bakarnya,
seperti gas alam dan batubara. Proses pemanasan mengubah bentuk bahan bakar ini
menjadi panas, yaitu out put. Mekanisme kontrolnya adalah thermostat, yang
dapat disusun pada tingkat penampilan yang dikehendaki.
2.2.2.3. Arti Subsistem
Subsistem (Subsystem) adalah sistem
yang ada dalam sistem yang lebih besar. Hal ini berarti bahwa sistem berada
pada beberapa tingkat.
Mobil adalah sistem yang disusun
dari beberapa sistem cabang, seperti sistem mesin, sistem body, dan sistem
kerangka. Tiap-tiap sistem ini disusun dari sistem tingkat yang lebih rendah.
Sebagai contoh, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem karburator, sistem
bahan bakar, dan sebagainya. Sistem ini mungkin masih dapat dibagi kedalam
sistem tingkat yang lebih rendah lagi atau terbagi atas bagian elemen. Oleh
karena itu, bagian dari sistem dapat berupa sistem tingkat yang lebih rendah
ataupun bagian elemen.
2.2.2.4.Arti Supersistem
Jika suatu sistem merupakan bagian
dari sistem yang lebih besar, maka sistem yang lebih besar tersebut dinamakan
supersistem. Sebagai contoh, internal revenue service adalah sebuah sistem,
namun ia juga merupakan bagian dari sistem yang lebih besar, yaitu pemerintah
federal. Dalam hal ini pemerintah federal supersistem.
2.2.2.5.Sistem Bisnis
Organisasi yang dikelola oleh
manajer mungkin mempunyai tujuan keuntungan (profit), atau mungkin bersifat
tidak mencari keuntungan (nonprofit). Juga, ia dapat bersifat (swasta), dalam
hal kerja sama atau kepemilikannya, atau bersifat umum (public), bila ia
merupakan unit pemerintah.
Tanggung jawab utama manajer adalah
untuk menjamin bahwa perusahaan akan mencapai tujuannya. Usaha ditujukan untuk
menjadikan semua bagian dari perusahaan tersebut bekerja sama seperti yang
harus dilakukannya. Manajer merupakan elemen kontrol dalam sistem, yang menjaga
sistem tersebut agar bergerak ke tujuan.
Sebagaimana halnya semua sistem,
sistem dari suatu firma berada dalam satu atau lebih sistem yang mempunyai
lingkungan lebih besar atau supersistem. Jika firma tersebut adalah bank,
misalnya, maka ia merupakan bagian dari komunitas keuangan. Ia juga merupakan
bagian dari komunitas keuangan.
Sistem firma tersebut juga mencakup
sistem yang lebih kecil atau subsistem. Subsistem dari bank, seperti bagian
tabungan, deposito (checking account), dan bagian pinjaman. Walaupun
masing-masing susistem ini mempunyai tujuan sendiri, namun tujuan tambahan atau
cabang tersebut mendukung dan memberikan kontribusi terhadap tujuan keseluruhan
dari firma (bank) tersebut.
2.2.2.6.Sistem Fisik dan
Sistem konsep
Firma fisik merupakan sistem fisik
(physical system). Ia nyata, dapat dilihat, disentuh, ataupun ditendang.
Bangunan, truk, karyawan, mesin, dan material semuanya adalah tujuan
fisik. Manajer menggunakan sistem konsep
untuk mengelola sistem fisik ini.
Sistem konsep adalah sistem yang
menampilkan sistem fisik. Sistem konsep biasanya berujud kesan mental dalam
pikiran manajer, seperti gambar atau garis pada lembaran kertas, atau berujud
area magnetis dari penyimpanan komputer. Cara bagaimana informasi disimpan
tidak penting disini. Yang penting adalah cara penampilan informasi itu. Sistem
fisik penting bagi apa yang tersimpan, sedangkan sistem konsep penting untuk
penampilan sistem fisiknya. Sebagai contoh, data yang ada dalam unit penyimpanan
komputer adalah sistem konsep yang menampilkan sistem fisik dari firma
tersebut. Jika penyimpanan computer menunjukkan bahwa ada tujuh puluh zak semen
dalam gudang, maka inspeksi terhadap gudang harus menemukan tujuh puluh zak
semen tersebut.
2.3. DATA DAN INFORMASI
Banyak orang mengartikan istilah
data dan informasi dengan sama. Hal ini dapat diterima terjadi dalam percakapan
lesan, namun tidak untuk orang yang mempunyai pemahaman informasi. Data terdiri
dari kenyataan dan gambar yang secara relatif tak mempunyai arti bagi pemakai.
Sebagai contoh, data mungkin dapat berupa jam kerja untuk tiap karyawan dalam
suatu perusahaan. Jika data ini diproses, ia dapat diubah menjadi informasi.
Bila jam kerja yang dilakukan oleh tiap karyawan dikalikan dengan biaya per
jam, maka produksinya akan merupakan pendapatan kotor. Bila gambaran pendapatan
kotor tiap karyawan ini dijumlahkan, maka jumlahnya merupakan biaya keseluruhan
dari perusahaan tersebut. Jumlah biaya ini akan merupakan informasi bagi
pemilik perusahaan. Informasi adalah data yang diproses, atau data yang mempunyai
arti. Informasi menguak sesuatu yang sebelumnya tidak diketahui.
Anda mungkin pernah mendengar
ungkapan, “Rongsokan dari seseorang adalah harta bagi orang lain”. Dalam
pembahasan data dan informasi, kita dapat mengatakan, “Data seseorang adalah
informasi bagi orang lain””. Contoh dari gambaran pendapatan kotor bagi
karyawan perusahaan merupakan contoh yang tepat. Gambaran yang terpisah adalah
informasi bagi tiap karyawan, tiap gambaran memberitahukan karyawan mengenai
jumlah uang yang dihasilkan minggu yang lalu. Namun untuk pemilik perusahaan,
gambaran ini merupakan data. Pemilik ingin mengetahui biaya total
perusahaannya, gambaran yang terpisah (data) harus diproses untuk menghasilkan
jumlah biaya ini. Transformasi dari data menjadi informasi dilakukan oleh
Information Processor (pemroses informasi). Pemroses informasi adalah salah
satu elemen kunci dalam sistem konsep.
2.4. KOMPUTER SEBAGAI ELEMEN DALAM SISTEM
INFORMASI
Ketika perusahaan memutuskan untuk
menggunakan komputer dalam sistem informasinya, maka proyek jangka panjang
dimulai, yang mempengaruhi keseluruhan organisasi maupun berbagai elemen
lingkungannya. Karena terdapat banyak jenis komputer dan komputer tersebut
dapat digunakan dengan berbagai cara,
maka manajer perusahaan tersebut dihadapkan dengan banyak pilihan. Spesialis
informasi membantu manajer untuk menyusun konfigurasi yang tepat.
2.4.1. Evolusi dalam ukuran
Komputer ada dalam segala ukuran,
komputer yang lebih besar disebut Mainframe. Mainframe adalah yang terpanjang
dan ia sudah banyak digunakan, khususnya pada perusahaan besar.
Komputer yang lebih besar dan lebih
berdaya daripada mainframe adalah superkomputer. Superkomputer mempunyai daya
yang besar, sehingga ia hanya terdapat dalam perusahaan yang paling besar,
dimana ia digunakan untuk kalkulasi ilmiah.
Namun demikian, trend yang baru
bukanlah komputer yang lebih besar, melainkan yang lebih kecil. Trend ini
berawal pada tahun 1970-an dengan munculnya minikomputer. Komputer ini lebih
kecil daripada mainframe, namun ia menghasilkan unit yang lebih besar.
Minikomputer diterima baik, sehingga
pabrik komputer bahkan membuat desain komputer yang lebih kecil, yang disebut
mikrokomputer atau micros. Kabanykn dari sirkuit utama mikrokomputer berada
dalam bentuk chip silikon yang kecil, lebih kecil dari pada kuku jari. Chip itu
disebut mikroprosesor.
Anda mestinya telah mendengar
istilah small bisnis computer dan personal computer. Small Bisnis Computer
(komputer bisnis kecil) adalah computer mini atau mikro yang biasanya dijumpai dalam
perusahaan yang kecil, yang digunakan untuk mendukung masalah penghitungan
untuk keseluruhan organisasi perusahaan tersebut. Personal komputer adalah
komputer micro yang igunakan hanya untuk seseorang atau beberapa orang yang
bekerja pada area yang sama. And dapat menjumpai personal komputer dimana saja,
antara lain di organisasi yang besar, yang kecil, dan bahkan di rumah.
Munculnya trend terhadap ukuran
komputer yang kecil ini disebabkan pula oleh berkurangnya biaya, namun tidak
mengurangi penampilan. Pada mikrokomputer yang sekarang ini, dapat dilakukan
proses yang berdaya lebih kuat dibandingkan dengan yang dilakukan mainframe
yang pertama.
2.4.2. Komponen komputer dasar
Unit yang disebut hardware dikemas
dalam kabinet terpisah yang dihubungkan denga kabel elektris. Unit yang paling
penting adalah Central Processing Unit (CPU). Unit ini mencakup unit
penyimpanan yang disebut primary storage (penyimpanan utama), yang seringkali
disebut main memory (memori utama). Penyimpanan utama berisi data yang sedang
diproses dan program, yaitu daftar instruksi yang memproses data. Istilah
software digunakan untuk menjelaskan semua program secara umum. Control Unit
(unit kontrol) membuat semua unit dapat bekerja bersama-sama sebagai sebuah
sistem, dan arithmetic and logic unit (unit aritmetik dan logika) dalah tempat
terjadinya operasi kalkulasi dan logika.
Satu atau lebih input unit
memasukkan data kedalam penyimpanan utama dengan terminal keyboard yang
memberikan cara yang paling terkenal. Digunakan juga optical character
recognition unit (unit pengenal karakter optis), seperti yang terdapat pada
checkout counter di supermarket. Bank menggunakan unit pengenal karakter tinta
magnetis untuk membaca karakter bentuk tertentu yang ada pada bagian bawah cek.
Dimungkinkan pula untuk memasukkan data dan instruksi dengan menggunakan suara
manusia maupun dengan cara lainnya.
Karena penyimpanan utama terbatas
kapasitasnya, area penyimpanan tambahan yang disebut secondary storage
(penyimpanan sekunder) atau auxiliary storage (penyimpanan tambahan)
diperlukan. Penyimpanan sekunder biasanya berbentuk disk magnetis atau unit
tape magnetis. Penyimpanan sekunder berisi program dan data bila mereka tidak
sedang digunakan. Program yang disimpan disebut software library dan data yang
disimpan disebut database.
Hasil dari pemrosesan direkam dalam
unit output. Output dapat dicetak pada kertas oleh printer atau oleh alat yang
di sebut plotter, yang khusus digunakan untuk mencetak grafik, atau ia dapat
ditampilkan pada layar seperti televisi yang disebut cathode-ray atau CRT.
2.5. EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
Usaha awal untuk menerapkan komputer
dalam area bisnis difokuskan pada data. Kemudian, terdapat lagi penekanan pada
informasi dan pembuatan keputusan. Sekarang, komunikasi dan konsultasi
mendapatkan perhatian yang besar.
2.5.1. Fokus data (SIA/EDP)
Selama era prakomputer, perusahaan
umumnya mengabaikan keperluan informasi bagi manajer. Hal ini berlanjut sampai
munculnya komputer yang pertama, karena komputer pada saat itu hanya terbatas
penggunaannya pada aplikasi akuntansi.
Selama periode ini, yang berakhir
sampai pertengahan tahun 60-an, aplikasi komputer disebut electronic data
processing (pemrosesan data elektronik) atau EDP. Istilah ini tidak sesuai
untuk digunakan lagi, karena bila digunakan ia mempunyai konotasi yang negatif.
Ini berarti terbatasnya penggunaan komputer yang hanya untuk memproses data
akuntansi, bukannya untuk menghasilkan informasi manajemen.
Istilah yang kita gunakan untuk menjelaskan
aplikasi komputer utama ini, yang hal ini masih dilakukan, adalah data
processing (pemrosesan data) atau DP. DP menghasilkan beberapa informasi,
walaupun hal tersebut bukanlah misi utamanya.
2.5.2. Fokus Informasi (SIM)
Beberapa orang yang mempunyai
pandangan luas menganggap bahwa komputer dapat melakukan hal yang lebih
daripada sekedar memproses data. Diantara mereka ini adalah H.P Luhn dan
Stephen E. Furth dari IBM, yang mengembangkan penggunaan komputer yang dikenal dengan
information retrieval (pemanggilan informasi). Pengembangan ini terjadi selama
akhir tahun 50-an dan awal tahun 60-an. Pemanggilan informasi tidak melakukan
kalkulasi ataupun akumulasi. Ia dimaksudkan hanya untuk penyimpanan data
khusus, seperti judul dan abstraksi dari publikasi cetak atau dari isi catatan
pengadilan. Pemanggilan informasi adalah langkah pertama menuju penggunaan
komputer sebagai sistem informasi.
Pada tahun 1964, generasi baru dari
peralatan komputerisasi diperkenalkan, yang sangat berpengaruh terhadap cara
penerapan komputer. Komputer baru tersebut adalah yang pertama kali menggunakan
sirkuit chip silikon, dan ia menawarkan kemungkinan terhadap daya yang lebih
besar untuk tiap dollar yang dikeluarkan. Sebuah perusahaan dapat mulai
menggunakan komputer yang lebih cepat dan memiliki unit penyimpanan
berkapasitas besar ini. Dengan peralatan komunikasi ini maka biaya secara
relatif dapat dikurangi. Konsep penggunaan komputer sebagai Management
Information System (MIS) ini dikembangkan oleh pabrik komputer untuk melengkapi
peralatan tambahan. Konsep MIS menandakan bahwa aplikasi komputer harus
dilakukan untuk mencapai tujuan utama, yaitu menghasilkan informasi manajemen.
Konsep tersebut secara cepat digunakan oleh berbagai perusahaan yang besar,
karena perusahaan tersebut menyadari akan pentingnya mendapatkan informasi
manajemen.
Jalan yang ditempuh oleh perusahaan
perintis ini tidaklah mudah. Hasil yang nyata seringkali tidak sesuai dengan
yang diharapkan. Ada beberapa sebab kenapa usaha penggunaan MIS yang pertama
ini gagal, yaitu kurangnya pemahaman umum mengenai komputer oleh para pemakai,
pengabaian peranan manajemen oleh spesialis informasi, peralatan komputerisasi
yang mahal dan terbatas oleh standart, dan sebagainya. Namun, kesalahan utama
yang ada dalam penggunaan awal dari sistem ini adalah bahwa mereka terlalu
ambisius. Perusahaan yakin bahwa ia akan dapat membangun sistem informasi
raksasa untuk mendukung kerja para manajer. Rancangan sistem dibuat besar dan
dengan cepat, sehingga akhirnya tak dapat dikelola dengan baik. Beberapa
perusahaan tetap bertahan untuk menggunakannya, menginvestasikan lebih banyak
lagi sumber, dan akhirnya mengembangkan sistem yang dapt bekerja , walaupun
sistem tersebut tidak sesuai dengan yang direncanakan pada awalnya. Sedangkan
perusahaan yang lain memutuskan untuk membatalkan ide tentang MIS dan kembali
menggunakan EDP.
2.5.3. Fokus pada pendukung keputusan
Sementara banyak yang mengamati
perjuangan perusahaan untuk menggunakan MIS raksasa dengan baik, beberapa
ilmuwan informasi pada Massachusets Institute of Technology (MIT) melakukan formulasi
pendekatan yang berbeda. Ilmuwan ini adalah S. Scott Morton, G. Anthony Gorry,
dan Peter G.W. Keen, dengan konsep yang dinamakan decision support system
(sistem penunjang keputusan) atau DSS. DSS adalah informasi yang menghasilkan
sistem yang ditujukan untuk masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer
dan untuk menghasilkan keputusan yang harus dibuat.
Masalah yang dapat dipecahkan dengan
baik oleh DSS adalah masalah yang bersifat semistruktur. Structured problem
(masalah terstruktur) dalah masalh yang elemennya diketahui dan hubungannya
dapat ditentukan. Unstructured problem (masalah tak terstruktur) adalah
kebalikannya, yaitu tak ada elemen ataupun hubungnnya yang dapat diketahui.
Semistructured problem (masalah semi terstruktur) adalah bahwa beberapa elemen
dan hubungannya dapat diketahui dan dimengerti, dan bebrapa diantaranya tidak
dapat diketahui. Daripada menginstal
satu MIS raksasa, lebih baik menggunakan pendukung DSS yang di fokuskan pada masalah
yang terpisah dan merancang satu atau lebih DSS untuk masing-masing.
Pandangan penggantian MIS dengan
DSS. Beberapa orang berfikir untuk mengganti MIS dengan DSS, dan mereka
menganggap bahwa konsep MIS adalah kuno. Salah satu kritik yang sering kita
dengar adalah bahwa MIS memuati manajer dengan terlalu banyak informasi yang
tak dibutuhkannya. Hal ini biasanya terjadi pada tahap awal, namun hal ini
tidak akan terjadi selanjutnya bila konsep MIS tidak rusak. Kegagalan tersebut
dikarenakan konsep tersebut dilakukan atau diterapkan dengan tidak benar.
Pandangan bahwa DSS dan MIS berada
dalam Hirarki. Beberapa orang mengganggap bahwa DSS, MIS, dan DP berada dalam
satu hirarki, dimana DSS paling atas dan DP yang paling bawah. DSS memberikan
dukungan pemecahan masalah yang paling banyak, dengan melibatkan manajer secara
aktif dan dengan cara membuat software analisis khusus sebagai pendukung
database. Sebaliknya, MIS berperan lebih pasif yang hanya memberikan informasi
yang kemudian informasi tersebut harus diterjemahkan dan dijalankan oleh manajer.
Pandangan bahwa MIS adalah sumber
yang bersifat organisasional. Pandangan yang ketiga ini menganggap bahwa MIS
ditujukan untuk informasi penyelesaian masalah pada kelompok manajer dengan
cara umum, sedangkan DSS ditujukan untuk memberikan dukungn ke manajer tertentu
dengan cara yang khusus.
2.5.4. Fokus pada komunikasi
Selama waktu pengembangan DSS,
kepentingan dan minat difokuskan pada aplikasi komputer lain, yaitu office
automation (otomatisasi kantor) atau OA. OA dimaksudkan untuk mempermudah komunikasi
dan meningkatkan produktifitas diantara manajer dan pekerja kantor dengan
penggunaan peralatan elektronik dan elektromekanik. OA dimulai pada tahun 1964,
ketika IBM mengeluarkan produk Magnetic Tape/ Selectric Typewriter (MT/ST),
yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata yang telah terekam pada tape
magnetik.
Operasi pengetikan otomatis segera
ditansfer ke kelas sistem yang kecil, yang dirancang secara khusus untuk word
processing. Sistem kecil ini disebut word prosesor. Selama periode waktu ini, pemakai
sistem komputer yang besar menyadari bahwa word prosesing dapat dilakukan dari
terminal keyboard yang disambungkan ke komputer. Software word prosesing
tertentu memungkinkan komputer sentral untuk melakukan fungsi yang sama seperti
komputer word prosesor stand-alone. Langkah berikutnya adalah melakukan word
prosesing pada mikrokomputer, dan akhir-akhir ini cara ini banyak diminati.
Selain digunakan untuk word
prosesing, office automation juga dikembangkan agar mencakup aplikasi lain,
seperti telekonferensi, pengiriman suara, pengiriman elektronik, pengkalenderan
elektronik, transmisi faksimile, dan desktop publishing.
2.5.5. Fokus Konsultasi
Belakangan ini ada perubahan, yaitu
adanya penerapan artificial intelligence (AI) untuk masalah bisnis. Ide dasar
AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melakukan beberapa pemikiran
logis seperti manusia. Subklas khusus dari AI yaitu expert system mendapatkan
perhatian yang besar. Expert system adalah sistem yang berfungsi sebagai
spesialis dalam suatu area. Sebagai contoh, expert system dapat memberikan
beberapa bantuan kepada manajer, sama seperti yang diberikan oleh konsultan
manajemen. Selama beberapa tahun yang akan datang, kita dapat mengharapkan
expert system ini akan memainkan peranan yang lebih penting seperti halnya
perusahaan yang telah memolopori aplikasi inovatif ini.
2.6. UPAYA PENCAPAIAN SISTEM INFORMASI BERBASIS
KOMPUTER
Divisi marketing dari suatu
perusahaan asuransi jiwa berukuran menengah menggunakan sistem informasi yang
terdiri dari buku catatan yang dicetak dengan komputer, yang disiapkan secara
bulanan. Beberapa cetakan ini dimaksudkan untuk membantu mnajer marketing dalam
merencanakan penempatan orang yang akan menjalankan program di masa yang akan
datang.
Dengan bekerja sama, spesialis
informasi dan manajer marketing telah bergerak ke tahap yang lebih jauh.
Program komputer yang menyiapkan lembaran/cetakan ini dapat dianggap sebagai
sistem pendukung keputusan. DSS membantu manajemen marketing dalam memecahkan
masalah mengenai penetapan kekuatan penjualan untuk mencapai tujuan perusahaan.
BAB III
PENUTUP
3.1. KESIMPULAN
Informasi
adalah sumber berharga bagi setiap manajer.agar informasi tersebut dapat
bernilai baik maka di perlukannya keahlian dan pengetahuan di setiap manajer.
Untuk mengelola informasi.terdapat dua jenis pengetahuan manajer yang merupakan
kunci di dalam manajemen informasi menggunakan komputer yaitu : Mengerti
komputer dan mengerti informasi.
3.2. SARAN
Manajer
adalah seseorang yang bertanggung jawab di dalam perusahaan maka sebaiknya
keterampilan dalam berkomunikasi, memecahkan masalah, memahami komputer, serta
memahami informasi haruslah benar-benar dikuasai dan dipunyai oleh manajer
tersebut jika ingin menjadi manajer yang berhasil.
BAB
IV
DAFTAR
PUSTAKA
·
E.S
Margianti, D. Suryadi, Seri Diktat Kuliah : Sistem Informasi Manajemen,
Gunadarma, Jakarta, 1994.
