TUGAS PENULISAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1

PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

Disusun oleh :

SYARIF HIDAYAT

NPM : 36110785

2DB10

Dosen : LELI SAFITRI

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

2011

                                        DAFTAR ISI

Daftar Isi…………………… ……………………………………………..….... ii

Kata pengantar……………………………………………….…..……….…. iv

BAB I. PENDAHULUAN

1.1.  Latar belakang masalah................................................................... 1  

1.2.  Perumusan masalah…………………………………………....…... 1

1.3.  Tujuan penulisan……………………….……………… ..……….…. 2

BAB II. PEMBAHASAN

2.1.  Pemahaman dasar pemecahan masalah 

       dan pembuatan keputusan....................................................…...… 3

2.2.  Tahapan pemecahan masalah dengan menggunakan 

        pendekatan system................................................................................5

2.3.  Faktor manusia yang mempengaruhi pemecahan 

        masalah…......................................................................…......................… 8

BAB III. PENUTUP

3.1.  Kesimpulan……………………… …………………………….....……. 10

3.2.  Saran…………………………………………………… ……..……..…..  10

DAFTAR PUSTAKA…………………………………… …………...……….  11

 KATA PENGANTAR

       Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah menyampaikan rahmat serta karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas penulisan  tentang PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN ini dengan baik.

       Penulisan ini adalah salah satu persyaratan dalam penambahan nilai untuk mata kuliah Sistem Informasi Manajemen 1 jurusan manajemen informatika Universitas Gunadarma.

       Melalui penulisan ini pula, dengan segala kerendahan hati penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Ibu Leli Safitri  selaku Dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen 1 yang telah berkenan menerima penulis dan memberikan bimbingan serta pengarahan sehingga terwujudnya penulisan ini.
2. Rekan-rekan 2DB10 yang secara langsung maupun tidak langsung telah membantu dalam menyelesaikan penulisan ini.

Semoga Allah SWT membalas budi baik kepada semua pihak yang telah memberi bantuan baik moril maupun materil kepada penulis dalam menyelesaikan penulisan ini.

Penulis menyadari bahwa penulisan ini masih terdapat kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu, penulis akan bersenang hati menerima segala saran dan kritik dari para pembaca demi kebaikan dan kesempurnaan tugas penulisan ini.

             

Depok,   08  November  2011

                  Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.           Latar belakang masalah

Pengambilan keputusan  (Decision Making) merupakan bagian kunci dari kegiatan manajer. Akan tetapi, pengambilan keputusan khususnya memainkan peran penting bila manajer terlibat dalam perencanaan. Dalam suatu proses perencanaan, para manajer memutuskan masalah-masalah seperti apa tujuan organisasi, kesempatan apa yang akan digunakan, siapa yang kan mengerjakan setiap tugas yang diperlukan. Keseluruhan proses perencanaan melibatkan para manajer dalam suatu rangkaian situasi pengambilan keputusan yang berkesinambungan.  

Beberapa pengertian tentang pengambilan keputusan adalah sama diantaranya : Menurut Stoner (1996) pengambilan keputusan menggambarkan proses yang digunakan untuk memilih suatu tindakan sebagai cara pemecahan masalah. Kemudian menurut Chuck Williams (2001) pengambilan keputusan adalah proses memilih suatu pemecahan masalah dari beberapa alternatif yang tersedia. Dan menurut T. Hani Handoko (1999) pengambilan keputusan didefinisikan sebagai penentuan serangkaian kegiatan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

1.2.           Perumusan masalah

Pendekatan sistem adalah prosedur langkah demi langkah yang digunakan dalam memecahkan masalah bisnis. Tiap langkah melibatkan satu keputusan atau lebih, dan informasi diperlukan untuk tiap keputusan tersebut. Langkah pendekatan sistem memberikan jembatan antara satu masalah dan beberapa keputusan yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Selain langkah tersebut, manajer yang melakukan pendekatan sistem perlu menganggap perusahaan sebagai sebuah sistem, mengenali sistem lingkungan, dan menentukan subsistem dalam perusahaan.

1.3.           Tujuan penulisan

Dengan mempelajari tulisan pendekatan sistem dalam memecahkan masalah dan membuat keputusan ini :

• Kita dapat mengetahui bahwa perusahaan dalam berbagai ukuran dapat mempunyai pengaruh terhadap lingkungannya.
• Kita dapat mengenal langkah pendekatan sistem dan mengetahui cara mereka membentuk alat pemecahan masalah yang berdaya guna.
• Kita dapat menggunakan pendekatan sistem untuk memecahkan masalah bisnis.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. PEMAHAMAN DASAR PEMECAHAN MASALAH DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN

Istilah pemecahan masalah membawa pemikiran kita tertuju pada perbaikan sesuatu yang mengalami kesalahan. Manajer membuat keputusan untuk mencegah sesuatu yang menyimpang dari yang sedang terjadi atau meminimalkan pengaruh yang disebabkan oleh sesuatu yang menyimpang tersebut.

Manajer mencoba untuk merespon secara cepat untuk mencegah pengaruh yang merusak, namun manajer juga merespon terhadap sesuatu yang berjalan dengan lebih baik daripada yang diharapkan. Bila manajer mengetahui adanya penampilan yang menyimpang secara lebih baik, maka ia bertindak untuk membuatnya lebih baik lagi, atau ia akan bertindak untuk mendapatkan penampilan terbaik itu untuk area yang lain.

Dengan pemikiran semacam ini kita dapat menentukan masalah sebagai suatu kondisi yang akan merusak, hal ini harus dicegah oleh manajemen, atau suatu kondisi yang secara potensial menguntungkan, yang hal ini harus dikembangkan oleh manajemen.

Tujuan sistem informasi adalah membantu manajer dalam memecahkan masalah. Tentu saja tiap manajer akan melakukan hal yang berbeda. Pada kenyataannya, pemecahan masalah ini hanya mendapatkan porsi waktu manajer yang sedikit. Namun demikian, kegunaan pemecahan masalah bukan terletak pada jumlah waktu yang digunakan, namun pada hasil atau akibat pemecahan masalah tersebut. Satu set keputusan untuk memecahkan masalah mungkin hanya membutuhkan waktu beberapa jam, namun akan berpengaruh terhadap keuntungan perusahaan beribu-ribu atau bahkan berjuta-juta dollar.

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah. Keputusan adalah seleksi dari strategi atau tindakan, Pembuatan keputusan adalah tindakan penyeleksian strategi atau tindakan yang diyakini oleh pembuat keputusan akan memberikan pemecahan yang terbaik. Biasanya ada beberapa strategi atau tindakan yang dapat dipertimbangkan oleh pembuat keputusan. Salah satu kunci untuk memecahkan masalah adalah pengidentifikasian pilihan atau alternatif keputusan.

Banyak elemen yang harus diketahui jika manajer ingin berhasil dalam melakukan pemecahan masalah. Tentu saja harus ada masalah dan pemecah masalah (manajer). Elemen yang lain bersifat tidak jelas; namun jika mereka tidak ada, maka hasil akhirnya mungkin akan tidak baik.

Pemecahan terhadap masalah tersebut harus memberikan kemampuan terbaik kepada sistem untuk dapat mencapai tujuannya, sebagaimana yang ditentukan dalam standart penampilan. Oleh karena itu, standart harus ditentukan dengan jelas. Standart ini menjelaskan keadaan yang diinginkan, yaitu apa yang harus dicapai oleh sistem selanjutnya, manajer harus mempunyai informasi yang menjelaskan keadaan pada saat itu, yaitu apa yang dicapai sistem sekarang. Jika keadaan pada saat itu dan keadaan yang diinginkan sama, maka tidak ada masalah dan manajer tidak mengambil tindakan apa-apa. Jika kedua keadaan tersebut berbeda, maka ada beberapa masalah yang menjadi penyebabnya dan harus dipecahkan. Merupakan tanggung jawab manajer untuk mengidentifikasi pemecahan pengganti dan untuk mengevaluasi masing-masing. Hal ini merupakan salah langkah proses pemecahan masalah. Disini komputer dapat sedikit membantu, tentunya manajer dapat memperoleh bantuan yang banyak dari porsi selain komputer dari sistem informasi, seperti input dari orang lain dalam organisasi maupun diluar organisasi.

Bila pilihan telah ditentukan, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi masing-masing pilhan tersebut. Evaluasi ini harus mempertimbangkan kemungkinan adanya hambatan, yang dapat bersifat internal ataupun lingkungan. Hambatan internal dapat berupa terbatasnya sumber. Hambatan lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan yang berlaku aneh, atau tidak berlaku sama sekali. Hambatan yang dilakukan oleh pesaing, pemasok dan pemegang saham dapat membatasi adanya pilihan tertentu.

Bila semua elemen ini ada dan manajer memahaminya, maka dimungkinkan terjadinya pemecahan terhadap masalah. Semua masalah ada pemecahannya. Beberapa masalah mungkin sulit dilakukan, beberapa mungkin tidak mudah untuk dicapai, dan beberapa diantaranya mungkin tidak optimal, namun pemecahan ini harus ada.

2.2. TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM.

Titik awal yang baik adalah usaha persiapan yang harus dilakukan dengan baik oleh manajer sebelum memulai pemecahan masalah. Manajer harus melihat unit organisasinya sebagai sebuah sistem yang berada dalam supersistem lingkungan yang lebih besar dan sebagai sebuah sistem yang terdiri atas banyak subsistem. Manajer dapat menentukan masalah dengan cara memprosesnya dari sistem ke subsistem dan dengan menganalisis bagian sistem dalam urutan tertentu.

CBIS dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem. Ada beberapa usaha yang harus dilakukan untuk pemecahan masalah dengan menggunakan pendekatan sistem, antara lain :

USAHA PERSIAPAN

3 langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah.

·         Memandang perusahaan sebagai suatu sistem

Adalah mudah bagi anda untuk melihat AM sebagai sebuah sistem. Pabrik Assembling Houston menjalankan proses transformasi. Bahan mentah input, suku cadang, sub-assembling di pasok oleh ratusan perusahaan. Jaringan dealer AM mendistribusikan output kepada pemerintah, usaha bisnis, dan pembeli perorangan di seluruh dunia. Ratusan manajer pada berbagai tingkatan menjalankan fungsi kontrol, dengan menggunakan informasi dari komputer segala ukuran maupun jenis pemroses lainnya.

·         Mengenal sistem lingkungan

Dengan pandangan bahwa AM sebagai sebuah sistem, anda dapat melakukan penglihatan terhadap lingkungan. Anda mempelajari pasaran mobil di seluruh dunia, yaitu dengan membaca artikel yang ada dalam publikasi bisnis. Anda mempelajari peraturan pemerintah yang mempengaruhi operasi AM dan mempelajari lebih lanjut kasus yang penting yang pernah melibatkan AM. Anda menghubungi teman anda yang ahli dalam bidang hukum perburuhan dan memintanya untuk memberi informasi mengenai hubungan AM dengan Serikat Pekerja. Anda juga mendapatkan statistik dari pemerintah federal mengenai masalah ekspor impor, dan mengadakan tinjauan kembali terhadap laporan thunan AM yang paling baru untuk mengetahui kondisi keuangannya. Sebagai langkah akhir, anda mengunjungi beberapa showroom mobil di wilayah Houston yang tidak hanya menjual produk mobil dari AM tapi juga dari perusahaan lain. Anda merasa telah mempunyai pengamatan yang cukup terhadap lingkungan tempat AM beroperasi.

·         Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan

Sebagai langkah akhir sebelum mencari penyebab turunnya bagian pasar, anda meminta direktur untuk menyediakan kopi diagram organisasi dan manual kebijaksanaan di perusahaan tersebut. Dari informasi ini, anda dapat mengidentifikasi subsistem yang ada dalam AM dan memahami hubungannya.

USAHA DEFINISI

Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah).

·         Melakukan proses dari tingkat sistem ke subsistem

·         Menganalisis bagian sistem dalam suatu urutan tertentu

Sewaktu anda melakukan proses dari tingkat sistem ke subsistem, anda akan menganalisis bagian sistem pada tiap tingkat dalam urutan tertentu. Anda telah siap untuk menentukan masalah. Anda awali dengan menginterview manajer tingkat puncak dengan pertanyaan mengenai tujuan perusahaan dan standart penampilan. Selanjutnya anda mendapatkan catatan dari komputer yang menunjukkan sejauh mana standart yang dicapai. Anda menginterview beberapa manajer puncak dan memperoleh informasi mengenai tim manajemen mereka. Anda diijinkan untuk memeriksa catatan personel yang menyebutkan background pendidikan, keterampilan dan sebagainya. Kemudian dapat disimpulkan bahwa sumber manajemen ada, yaitu disitu didapat sumber yang memiliki pengetahuan teknis dan keterampilan manajerial yang dibutuhkan.

Anda sekarang beralih ke pemroses informasi, Sumber hardware dan softwarenya bagus, dan spesialis informasinya menggunakan teknik leading edge. Namun demikian, manajer tidak menerima semua informasi yang dibutuhkannya. Khususnya, tidak terdapat informasi yang cukup mengenai pemerintah dan organisasi bisnis yang membeli mobil dan mempunyai persaingan tajam tersebut. Tanpa informasi jni, AM tak dapat masuk ke segmen pasar khusus tersebut. Anda telah mengidentifikasi masalah, yaitu tidak memadainya atau tidak cukupnya pemroses informasi dalam subsistem, ada kebutuhan informasi manajemen yang tak dapat dicapai.

USAHA PEMECAHAN

·         Menemukan pemecahan pengganti

Tugas pada tahap inti ini adalah untuk menciptakan sistem yang akan memberikan informasi yang dibutuhkan manajemen dan menjaganya tetap beredar. Dua pilihan atau pengganti yang pokok ditentukan. Bagian riset marketing dapat mengumpulkan informasi dan memasukkannya ke dalam komputer, atau kita dapat juga menyewa perusahaan riset marketing untuk menjalankan tugas ini.

·         Mengevaluasi pemecahan pengganti

Keuntungan dan kerugian dari dua pengganti tersebut harus juga dipertimbangkan.

·         Menentukan pemecahan yang terbaik

Diputuskan untuk melakukan pekerjaan rumah. Faktor utama yang menentukan adalah kontrol yang lebih ketat yang dapat dilakukan untuk memastikan bahwa informasi tetap terjaga peredarannya.

·         Menerapkan pemecahan

Sistem diterapkan agar ia secara otomatis memberitahu riset marketing kapan untuk mengumpulkan data dan kapan untuk memberikan output kepada system dalam bentuk laporan berkala, selanjutnya manajemen dapat memperoleh laporan khusus dari database bila diminta.

·         Melakukan tindak lanjut untuk memastikan bahwa pemecahan tersebut efektif

Sebagai kontrol untuk memastikan bahwa sistem menjalankan fungsinya, maka komite eksekutif harus menetapkan jadwal tinjauan per-kuartal yang juga memasukkan saran dari pemakai.

 2.3. FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

Sering kita menjumpai gambaran seorang manajer yang secara agresif menemukan masalah untuk dipecahkan. Hal ini nampaknya merupakan cara bagi segala sesuatu harus bekerja. Namun demikian, dalam praktek yang sebenarnya, semua manajer tidak terlalu agresif. Hal ini mungkin disebabkan karena tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik, atau para manajer tersebut mungkin tidak punya banyak waktu. Tiap manajer mempunyai cara pemecahan masalah yang berbeda. Tiga dimensi dari cara (style) itu dapat untuk mengklasifikasikan manajer menurut perbedaan perorangannya. Dimensi ini mempunyai kaitan dengan penangkapan masalah, pengumpulan informasi, dan penggunaan informasi.

Merasakan masalah (problem solving styles) 

Manajer dapat dibagi dalam 3 kategori dasar dalam hal cara merasakan masalah  mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.

Ø Penghindar masalah (problem avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan cara mengabaikan informasi  atau  menghindari  perencanaan yang teliti.

Ø  Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut akan ia selesaikan.

Ø  Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

  

Mengumpulkan informasi (information-gathering styles) 

Ada perbedaan dalam cara para Manajer mengembangkan dan mengevaluasi pemecahan masalah bila masalah tersebut telah tertangkap (dirasakan). Manajer dapat melakukan satu dari dua cara pengumpulan informasi, yaitu mengenai sikapnya terhadap volume keseluruhan informasi yang tersedia :

• Cara Memerintah, manajer jenis ini melakukan manajemen dengan pengecualian dan menampilkan segala sesuatu yang tidak sesuai dengan kriteria tertentu, seperti relevansi dengan wilayah tanggung jawabnya.
• Cara menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya dan kemudian menentukan apakah ia akan berguna bagi dirinya sendiri, atau berguna bagi orang lain dalam  organisasi.

Menggunakan informasi (information-using styles) 

Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi, yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu  masalah.

• Cara sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode pemecahan masalah yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
• Cara intuitif (intuitive style), manajer tidak menggunakan suatu metode tertentu, namun ia menyesuaikan pendekatan dengan situasi yang ada.

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

• Masalah merupakan suatu hal yang tidak bisa kita hindari jika kita hidup di dunia ini. karna itu yang harus kita lakukan terhadap masalah adalah mencari solusi dari masalah-masalah yang ada dan mencegah agar masalah itu tidak terulang kembali.
• Sistem konsep adalah sistem pemecahan masalah yang terdiri atas manajer, informasi, dan standart. Dua elemen lain yang masuk ke dalam proses pemecahan masalah adalah pemecahan pengganti dan hambatan.
• Faktor manusia menyebabkan terjadinya tiga cara penangkapan masalah (penghindar, pemecah, dan pencari masalah).

SARAN

• Pendekatan sistem bukanlah prosedur yang tidak fleksibel, namun ia adalah pedoman yang dapat disesuaikan dengan situasi masalah tertentu.

DAFTAR PUSTAKA

Sistem Informasi Manajemen, Seri Diktat Kuliah, E.S. Margianti & D. Suryadi H.S.  cetakan kedua, Mei 1995

pksm.mercubuana.ac.id/new/.../files.../93021-5-127081754191.doc

tri_s.staff.gunadarma.ac.id/.../pendekatan+sistem+dalam+