Pengorganisasian

BAB V

PENGORGANISASIAN

Banyak bentuk organisasi di masyarakat, misalnya negara, partai politik, perkumpulan masyarakat, bahkan bentuk organisasi yang paling kecil yaitu keluarga dan lain sebagainya. Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum, yaitu sebagai suatu lembaga atau fungsional, seperti perguruan tinggi, rumah sakit, perwakilan pemerintah, perwakilan dagang, perkumpulan olah raga dan lain sebagainya, lainnya sebagai proses pengorganisasian pengalokasian dan penugasan para anggotanya untuk mencapai tujuan yang efektif.

PENGERTIAN PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern. Dua aspek utama dalam organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian.

James D. Mooney mengatakan “Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama“, sedang Chester I. Bernard memberikan pengertian organisasi yaitu suatu sistem aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan.

Jadi organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut :

v     Organisasi dalam arti badan yaitu kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

v     Organisasi dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.
Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu :

o       Adanya tujuan bersama

o       Adanya kerjasama dua orang atau lebih

o       Adanya pembagian tugas

o       Adanya kehendak untuk bekerja sama

TEORI-TEORI ORGANISASI

Teori-teori organisasi terdiri atas prinsip atau kaidah yang dipakai untuk mendirikan organisasi, yaitu :

1.      Teori Birokrasi

2.      Teori Administrasi ( disebut teori klasik atau tradisional )

3.      Teori Manajemen Ilmiah ( disebut teori klasik atau tradisional )

4.      Teori neo Klasik ( pengembangan lebih lanjut dari teori klasik )

5.      Teori Modern dengan menghilangkan kaidah-kaidah yang dipakai terdahulu dalam teori klasik dan teori neo klasik.

Organisasi menurut aliran klasik

            Dimana pengaruhnya lebih kuat dari organisasi modern dalam unit, perusahaan dan pemerintahan. Pengertian organisasi menurut teori klasik yaitu gambaran sistematis tentang hubungan kerjasama dari orang-orang yang terdapat dalam rangka usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

v     Teori Birokrasi

Dikembangkan oleh seorang ahli sosiologi Jerman yang bernama Mark Webber yang ada dalam organisasi harus memuat :

a)      Adanya pembagian verja yang jelas

b)      Hirarki wewenang dirumuskan secara jelas

c)      Organisasi mempunyai program rasional dalam pencapaian tujuan yang tidak berdasarkan cita-cita

d)      Sistem prosedur untuk penanganan situasi verja, dimana prosedur ini sudah ada dan tertulis, dimana setiap orang melakukan kegiatan yang sama

e)      Sistem aturan yang mencakup hak dan kewajiban bagi pemegang jabatan

f)        Hubungan antar pribadi dan impersonal yang tidak didasarkan pada subjektivitas atau ada pemisahan antara urusan pribadi dan dinas

v     Teori Administrasi dan Teori Manajemen Ilmiah

Ini didasarkan pada prinsip-prinsip kaidah yang dikemukakan oleh Farol dan Taylor dalam pengertian manajemen ilmiah.

Organisasi menurut teori neo klasik

Ini bukan teori baru tapi perbaikan terhadap kelemahan-kelemahan teori klasik yang menekankan pada organisasi formal. Kritik yang dilancarkan lepada teori klasik yaitu :

Kelemahan kaidah pembagian verja ( Devision of work )

Kaidah tentang pembagian kerja mempunyai kebaikan dalam spesialisasi dan produktivitas, juga mempunyai kelemahan yaitu :

v     Orang terpecah belah sehingga tidak kooperatif.

v     Adanya perasaan cemburu, tidak senang hati, iri hati.

v     Tak mau tau bagian yang lain.

v     Kurang disiplin.

Pemecahannya :

v     Tingkatkan partisipasi dalam proses pengambilan keputusan.

v     Job enlarge yaitu perluasan kerja dengan diberi pengetahuan yang lebih luas dari apa yang sudah didapat.

Kelemahan pada konsep rentang kendali ( span of control )

Berapa jumlah ideal bawahan dari seorang atasan, agar atasan bisa efektif mengawasi bawahan. Ini timbul karena bawahan pada hakekatnya adalah melaksanakan delegasi wewenang yang diberikan oleh atasan, sehingga timbul suatu tuntutan agar pimpinan dapat mengendalikan bawahan yang melaksanakan delegasi.

Kelemahan proses sakalar dan fungsional

Masalahnya yaitu adanya ketidak seimbangan anatar kapasitas dengan wewenang dalam pendelegasian.

Teori neo klasik menganggap penting organisasi informal. Organisasi informal yaitu kumpulan hubungan antara perseorangan tanpa tujuan bersama yang disadari.

STRUKTUR ORGANISASI

Didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri dari unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.
Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :

1.      Strategi organisasi pencapaian tujuan.

2.      Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi.

3.      Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.

4.      Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.

Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :

1.   Spesialisasi kegiatan

2  . Koordinasi kegiatan

3.   Standarisasi kegiatan

4.   Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

5.   Ukuran satuan kerja

PEMBAGIAN KERJA

            Berikut ini ada beberapa dasar yang dapat dijadikan pedoman untuk mengadakan pembagian kerja. Pedoman-pedoman tersebut adalah:

1. Pembagian kerja atas dasar wilayah atau teritorial, misalnya wilayah timur, barat atau wilayah kecamatan, kabupaten dan lain sebagainya.
2. Pembagian kerja atas dasar jenis benda yang diproduksi, misalnya pada komponen suatu kendaraan, bagian pemasangan jok mobil, pemasangan rem mobil dan lainnya.
3. Pembagian kerja atas dasar langganan yang dilayani, misalnya adalah langganan secara individual atau kelompok, pemerintahan atau non pemerintahan dan sebagainya.
4. Pembagian kerja atas dasar fungsi (rangkaian) kerja, misalnya bagian produksi, bagian gudang, bagian pengiriman dan lainnya.
5. Pembagian kerja atas dasar waktu, misalnya shif kerja pagi, siang dan malam.

            Dari hal tersebut diatas maka akan tergambar atau terlihat pembagian kerja di dalam suatu organisasi, yakni:

• Jumlah unit organisasi yang ada akan disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi tersebut.
• Suatu unit organisasi ini harus mempunyai fungsi bulat dan berkaitan dengan yang lainnya.
• Pembentukan unit baru hanya dilaksanakan bilamana unit yang ada sudah tidak tepat lagi untuk menampung kegiatan yang baru baik dari beban kerja maupun hubungan kerja.
• Secara garis besar akan berpengaruh pada aktifitas dan sifat dari organisasi tersebut.

BENTUK-BENTUK ORGANISASI

Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama.

Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :

v     Pembagian kerja

v     Rantai perintah

v     Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

v     Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan

v     Tingkatan manajemen

Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut :

v     Bentuk Piramidal, merupakan bentuk yang paling banyak digunakan, sederhana, jelas dan mudah dimengerti.

v     Bentuk Vertikal, hampir sama dengan bentuk piramidal dalam pelimpahan kekuasaan.

v     Bentuk Horisontal, aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.

v     Bentuk Melingkar, menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lainnya.

Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :

1. Organisasi Garis

Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.
Kebaikannya :

v     Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.

v     Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan.

v     Proses pengambilan keputusan cepat.

v     Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas.

v     Rasa solidaritas tinggi.

Kelemahannya :

v     Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.

v     Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.

v     Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

2. Organisasi Garis dan Staf

Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi.

Kebaikannya :

v     Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan.

v     Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf ahli.

v     Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu spesiali-sasi.

v     Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.

v     Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan.

v     Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.

v     Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki.

Kelemahannya :

v     Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.

v     Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.

v     Kesatuan komando berkurang.

v     Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas.

3. Organisasi Fungsional

Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.

Kebaikannya  :

v     Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.

v     Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan.

v     Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.

v     Koordinasi berjalan lancar dan tertib.

Kelemahannya :

v     Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja

v     Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.

v     Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik.

4. Organisasi Panitia

Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.

Kebaikannya :

v     Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.

v     Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.

v     Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.

Kelemahannya :

v     Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas.

v     Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.

v     Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih dipentingkan.

DEPARTEMENTASI ( DEPARTEMENTATION)

Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi. Macam bentuk departementasi yaitu :

1. DEPARTEMENSI FUNGSIONAL

Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.

Kebaikannya :

v     Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama

v     Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi

v     Memusatkan keahlian organisasi

v     Memungkinkan pengawasan mana-jemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

Kelemahannya :

v     Menciptakan konflik antar fungsi

v     Adanya kemacetan pelaksanaan tugas

v     Umpan balik yang lambat

v     Memusatkan pada kepentingan tugasnya

v     Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

2. DEPARTEMENSI DEVISIONAL

Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

v     Struktur organisasi divisional atas dasar produk

Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.

v     Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah.

Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.

v     Struktur organisasi divisional atas dasar langganan

Pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokkan penjualan, pelayanan.

v     Struktur organisasi divisional atas dasar proses

Pengelompokan kegiatan atas dasar proses yang sering dijumpai dalam departemen produksi. Kegiatan-kegiatan ini dapat di kelompokan menjadi departemen pemboran, penggilingan, penggergajian, perakitan, dan penyelesaian akhir. Ini digunakan atas dasar pertimbangan ekonomis.

v     Struktur organisasi divisional atas dasar alphanumerical

            Dapat digunakan pada pelayanan telepon, misalnya nomor 00000005000000 ditempatkan dalam satu departemen dan lainnya di tempatkan di departemen yang lain juga.

Kebaikan :

1.      Semua kegiatan, keterampilan, keahlian untuk memproduksi dan memasarkan di kelompokan menjadi satu dibawah seorang kepala.

2.      Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasi dan prestasi kerja terpelihara.

3.      Kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat.

4.      Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas.

5.      Merumuskan tanggung jawab dengan jelas dan perhatian dipusatkan pertanggungjawaban atas prestasi kerja.

6.      Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas.

7.      Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.

8.      Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.

Kelemahan :

1.      Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas.

2.      Seberapa besar delegasi wewenang diberikan.

3.      Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya overhead perusahaan.

4.      Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi.

5.      Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.

3. ORGANISASI PROYEK DAN MATRIX

Merupakan bentuk departementasi campuran ( hibrid design ). Ini dilakukan dengan mengkombinasikan kebaikan-kebaikan dari sistem fungsional dan divisional dengan menghindarkan segala kelemahannya.

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Menyangkut pembentukan tim-tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Disini manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek, jika telah selesai maka tim dibubarkan dan masing-masing anggota kembali ke departemennya masing-masing. Kalau ada proyek baru maka mereka ditarik kembali.

STRUKTUR ORGANISASI MATRIX

Pada prinsipnya sama dengan sistem proyek, tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan yang tentunya berada di dua wewenang. Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertikal. Kedua yaitu rantai perintah lateral atau horisontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek sehingga menyerupai matrix dalam lalulintas aliran wewenang.

Kebaikan :

1.      Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional.

2.      Mengembangkan keterampilan dan kreativitas karyawan serta fleksibilitas kepada organisasi.

3.      Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang akhirnya membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan.

4.      Menstimulasi verja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan dengan orientasi proyek.

Kelemahan :

1.      Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif.

2.      Memerlukan koordinasi vertikal dan horisontal.

3.      Memerlukan lebih banyak keterampilan antar pribadi.

4.      Menimbulkan resiko timbulnya perasaan anarki.

5.      Sangay mal untuk diimplementasikan.

6.      Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan.

Referensi :

v      Mohammad Abdul Mukhyi dan Iman Hadi Saputro, Manajemen Umum, Seri Diktat Kuliah, Penerbit Gunadarma, Edisi pertama cetakan kedua 1995.

v      pedoman-dalam-pembagian-kerja (http://belajarmanagement.wordpress.com)

v      Makalah-manajemen (http://www.anakciremai.com)